Het zijn onzekere tijden. Stikstof, corona, de oorlog in Oekraïne… Onvoorziene gebeurtenissen resulteren telkens in een nieuwe werkelijkheid. Sinds maart 2020 stelt niemand meer de vraag of een online aanwezigheid wel relevant is. Het is een must. Veel bedrijven zijn echter nog niet zover of hebben nog flink wat stappen te zetten. In deze digital meeting staat de digitale transformatie in B2B centraal. Hoe volwassen is deze markt, hoe bepaal je de juiste strategie en wat is het advies? We vragen het een vijftal experts.
B2B-ecommerce is al een tijdje sterk in opkomst, hoe volwassen is deze markt?
Veel bedrijven zitten nog in de pubertijd en zijn langzaam vooruit aan het kijken hoe ze jongvolwassen kunnen worden, zegt Arjan Herskamp van Calago. Roel van Alebeek van eCommerce Implementatie Advies nuanceert het enigszins: “Er zijn nog te veel bedrijven die wel een e-commercekanaal starten maar niet nadenken over het hele proces. Die productdata of de financiële component compleet vergeten. E-commerce is veel meer dan een website die standalone draait. Het draagt het hele bedrijfsproces.” Peter Dijkstra van Cravit: “Wat wij met name zien is dat vooral het MKB beschikt over een heel versnipperd technologielandschap. Een hoog-over visie of een integrale benadering ontbreekt. Terwijl die integratie met moderne technologie en systemen perfect mogelijk is.”
Je kan nog zo’n goede happy flow hebben van bijvoorbeeld 95 of 98%, maar die 5 of 2% kan heel je organisatie hevig verstoren met druk op de customer service, druk op een accounting afdeling of druk op het warehouse als productinformatie of bepaalde andere data niet goed staat, zegt Peter Engel van Actuals. “Het zijn juist de uitzonderingen die een organisatie onder druk zetten, omdat iedere afdeling vaak een eiland vormt en er geen holistische overview is.” Peter Dijkstra: “We verbazen ons dagelijks over hoeveel handwerk er nog wordt verricht door bedrijven, juist door die versnippering. Terwijl e-commerceplatformen zich uitstekend lenen voor het vergaand automatiseren van processen.”
Jan Korfker van Actuals merkt op dat in het kader van de digitale transformatie veel makkelijker wordt geschakeld met sales en marketing, dan met bijvoorbeeld legal of finance. “Het is niet de doelgroep die vooraan loopt in een organisatie en ook niet de sturende en drijvende kracht. En inderdaad, sales doet sales en denkt verder niet na over finance, IT en ga zo maar door. Terwijl het toch echt een en-en-verhaal is.” Arjan Herskamp: “Iedere onderneming moet eigenlijk een beetje IT-minded zijn. Is dat niet het geval, dan worden investeringen al heel snel gezien als een kostenpost in plaats van dat het iets oplevert. Veelal worden dan structureel verkeerde beslissingen genomen, wordt geïnvesteerd in suboptimale oplossingen en blijf je inderdaad nog veel met handwerk zitten.”
Het is volgens Roel van Alebeek het gevolg van gebrek aan kennis over digitalisering en automatisering. “Op directielevel worden beslissingen genomen op basis van mis- of desinformatie. Maar de laatste jaren zien we gelukkig wel een kentering in B2B. Bedrijven die (een groot aantal keren) hun neus hebben gestoten, doen nu een stap terug en starten een due diligence-onderzoek om het hele plaatje te overzien. Om vervolgens met een duidelijke visie voor ogen de digitale transformatie proberen te sturen en daarin het juiste landschap te formeren.”
Hoe bepaal je de juiste strategie en waar dien je rekening mee te houden?
Begin zoals gezegd met het overzien van het complete plaatje. “Schroom vooral niet om externe partijen in te schakelen voor een gedegen advies- en analysetraject”, zegt Arjan Herskamp. “Breng het totale plaatje in beeld, voor nu en in de toekomst. Een bedrijf moet zich realiseren dat de impact van het implementeren van nieuwe software steeds groter wordt. Stel je maakt een keuze voor software in de keten die de export niet goed ondersteunt en je gaat over drie jaar toch exporteren, dan heb je een serieus probleem.” Roel van Alebeek adviseert dan ook een best of breed aanpak voor elk stukje functionaliteit waarin je wil excelleren. “Laat tools doen waar ze goed in zijn, en niet meer dan dat.” Peter Dijkstra vult aan: “En zorg ervoor dat alle software goed op elkaar aansluit, zodat data vloeiend tussen systemen wordt uitgewisseld. Houd bij elke keuze rekening met de integrale benadering. Anders houd je de versnippering in stand.”
Volgens Arjan Herskamp wordt elk bedrijf een IT-bedrijf. “Niet direct volgend jaar al, maar daar evolueren we uiteindelijk wel naar toe. Online wordt alles al aan elkaar geknoopt, in warehouses zien we steeds meer robots, enz. Ga vanuit die hoedanigheid opnieuw naar je business kijken en baseer daarop je keuzes”, adviseert hij. Peter Dijkstra: “Ook in de financiële administratie is die trend al ingezet en worden steeds meer processen geautomatiseerd. De financiële afdeling wordt meer een controle afdeling die managementinformatie aanlevert, het debiteuren- en crediteurenbeheer gaat verdwijnen.” Peter Engel: “Als het goed is wel ja, maar je ziet dat we nu midden in die storm zitten waarbij bedrijven vaak tegen ‘problemen’ aanlopen. Systemen blijken toch net niet goed uitgelegd te zijn op de nieuwe manier van werken met als gevolg dat er juist handjes bij moeten om ‘puin’ te ruimen.” Het is volgens Jan Korfker ook het gevolg van de waan van alledag. “Men wil echt wel verbeteren en stappen nemen, maar de realiteit blijkt vaak een stuk weerbarstiger omdat die ruimte er niet is.”
Creëer een roadmap en een duidelijk stappenplan om te komen tot de stip op de horizon, adviseert Roel van Alebeek. “En die stip moet je niet in één keer willen bereiken.” En zie de digitale transformatie niet als een kostenpost, maar als en diepte-investering om je bedrijf toekomstbestendig te maken, benadrukt Peter Engel.
Welk systeem is leidend in de digitale transformatie?
Vanuit de ‘single source of truth’ filosofie is een ERP-systeem volgens Peter Dijkstra leidend. “Daar staat alle basisinformatie waar je vervolgens andere systemen aan koppelt voor uitwisseling van die informatie richting inkoop, alle verkoopkanalen en ook de financiële administratie.” Arjan Herskamp: “Je kunt inderdaad niets beginnen zonder een ERP-systeem, maar op een breed front e-commerce bedrijven is ook lastig zonder een PIM-systeem. Ga je eerst iets in een ERP vastleggen of liever in een PIM? Dat is afhankelijk van de situatie. Je gaat geen miljoen producten in je ERP vastleggen die nog niet zijn verkocht, maar als je ze wil aanbieden, moet je ze wel ergens vastleggen. Een PIM is dan misschien meer geschikt. Alle systemen moeten in ieder geval geïntegreerd zijn.”
Als je op een goede manier e-commerce wil bedrijven dan zijn het in feite de brongegevens die de operatie moeten aansturen, vindt Roel van Alebeek. “De kwaliteit van die bron, waar je hem ook legt, is bepalend voor het succes. Dat betekent dus niet alleen investeren in software, maar vooral ook in kennis en tijd om dat op peil te houden.” Jan Korfker kan dat bevestigen en zegt: “Het is niet altijd vanzelfsprekend dat bijvoorbeeld alles wat in een betaalsysteem staat overeenkomt met wat in het ERP is opgenomen. Zeker met de wetenschap dat een ERP in sommige situaties te veel doorontwikkeld is. Dan heb je gewoon nog steeds te maken met discrepanties, en is het wederom puinruimen op de financiële afdeling. Het automatiseren van het transactie-validatieproces biedt realtime inzicht in je financiële resultaten. En je bent er zeker van dat iedereen op hetzelfde moment naar dezelfde data kijkt zodat de juiste beslissingen kunnen worden genomen.”
Ga je software aanpassen aan jouw wensen of dien je je processen aan te passen naar de standaarden van een systeem? Peter Dijkstra heeft daarover een duidelijke mening en zegt: “Probeer zo dicht mogelijk bij de standaard te blijven. Hoe meer standaard, des te minder onderhoud en risico’s.”
Wat is het effect van de recente ontwikkelingen op de digitale transformatie, zoals corona, Oekraïne en de oplopende levertijden?
Corona heeft in B2B e-commerce een enorme versnelling gebracht in het besef, constateert Roel van Alebeek. “Accountmanagers waren aan kantoor gebonden of zaten soms zelf met corona thuis, maar de ‘handel’ moest wel door blijven gaan. Online is 24/7 ‘open’, dus sinds maart 2020 stelt niemand meer de vraag of een online aanwezigheid wel relevant is. Dat besef is nu overal doorgedrongen.” Arjan Herskamp: “In het eerste coronajaar is er vooral veel aandacht besteed aan de ‘voorkant’ om maar geen omzet te verliezen. De belangstelling voor de backoffice of bijvoorbeeld een PIM-systeem liep even wat terug. Dat is een jaar later weer volledig terug op niveau en staat zelfs op een hoger niveau. Alle lichten staan nu op groen. Bedrijven willen de efficiëntie verbeteren, niet in de laatste plaats door een tekort aan personeel.”
Jan Korfker: “Corona heeft een enorme stimulans gehad op online verkopen in B2B en B2C trouwens ook. Alle registers werden opengetrokken. De doelgroep waar wij mij dealen (finance), hield echter wel de hand op de knip. Neemt niet weg dat er veel innovatieve ceo’s zijn die wél de noodzaak inzien van een gestructureerd finance-apparaat als er wordt opgeschaald in volume. Maar er zijn nog genoeg bedrijven die het licht nog niet hebben gezien.” Peter Dijkstra: “De technologische mogelijkheden gaan hard. Bedrijven die op sterk verouderde software draaien, zullen wel moeten moderniseren om te voorkomen dat ze over een paar jaar de boot gaan missen.”
Wat is het advies aan bedrijven die op het punt staan een digitale transformatie te gaan maken?
Schakel de hulp in van een echt onafhankelijke partij, adviseert Roel van Alebeek. “Een partij die het hele landschap kan overzien en je helpt om de holistische aanpak goed inzichtelijk te krijgen. Om van daaruit een realistisch plan te creëren met oog voor je klanten. Dat laatste is heel belangrijk in de priorisering en het bepalen van de roadmap.” Peter Dijkstra: “Kijk vooruit. Waar sta je over vijf tot tien jaar, stel op basis daarvan de kaders vast en begin met digitaliseren en automatiseren.” Peter Engel adviseert: “Probeer niet alles te faciliteren. Doorgrond je processen en ‘sloop’ er desnoods een aantal zaken uit om te voorkomen dat er te veel uitzonderingen ontstaan. Volgens Arjan Herskamp is het tot slot verstandig om goed om je heen te kijken. “Kijk wat je concullega’s aan het doen zijn. En kijk vooral ook eens door een IT-bril naar je eigen business.”
Deelnemers:
Actuals – Peter Engel en Jan Korfker
eCommerce Implementatie Advies – Roel van Alebeek
Geef als eerste een reactie