Gebruik ik op dit moment al een goed Ordermanagement Systeem (OMS)? Of zou ik een OMS moeten gaan gebruiken? Indien deze vragen al de nodige onduidelijkheid opleveren, lees dan verder. Dat zegt Hillebrand Ypma van shopCtrl. Hij benoemt vijf symptomen die de noodzaak van een OMS aanduiden.
Het grote voordeel van een OMS is dat het uw efficiency verhoogt door het stroomlijnen van de workflows van uw bedrijf en het verbeteren van uw bedrijfsvoering. Dit wordt op enkele belangrijke manieren gerealiseerd:
- Zorgen dat uw orders tijdig en correct verzonden worden
- Nauwkeurig bijhouden van uw voorraad over alle verkoopkanalen
- Beheren van backorders
- Zorgen dat retouren en refunds vlot worden afgehandeld
- Creëren van inzicht in alle verzendinformatie van uw orders
- Verbeteren van uw klantenservice door te reageren op vragen van klanten met accurate, up-to-date gegevens vanuit één systeem
Vertragingen en fouten in een deel van uw bedrijfsproces kunnen uw reputatie vernietigen. De druk is hoog om iedere order goed af te handelen. Dit is makkelijk te doen als uw bedrijf klein is, maar als uw bedrijf groeit zult u merken dat vertrouwen op handmatige processen of technologie, die niet is ontworpen voor ordermanagement, beperkingen heeft die uw vermogen om te concurreren zal belemmeren.
Hier zijn vijf voorkomende symptomen die aangeven dat uw bedrijf behoefte heeft aan een OMS:
1. Groeiend aantal verkoopkanalen
Uw bedrijf begon met één webshop en is uitgegroeid tot meerdere webshops (nationaal en internationaal) en verkopen op bijvoorbeeld Amazon en Bol.com. Als het aantal systemen, die orders genereren, vermenigvuldigd is en er geen centraal systeem is waarin die orders en de klantenservice worden beheerd – dan is het misschien tijd om te kijken naar een OMS. Afhankelijk van de complexiteit van de operatie, het volume en de workflow rond orderverwerking, kan een OMS zelfs al nuttig zijn met slechts één kanaal. Doorgaans beginnen bedrijven het nut van een OMS oplossing te onderzoeken wanneer ze een tweede of derde verkoopkanaal toevoegen.
2. Te veel fouten in de data-entry, verzending, inkoop, facturatie en boekhouding
Als een bedrijf groeit in omvang, omzet of SKU’s, dan neemt ook de complexiteit toe, en zo ook de kans op het maken van fouten. Een OMS bezuinigt op het papierwerk en handmatige processen door automatisch synchroniseren van orders, voorraad, facturen en verzendingen van alle verkoopkanalen en magazijnen vanuit één centrale locatie naar de andere softwaresystemen.
3. Moeite met het bijhouden van de klantvragen
Tijdigheid is van essentieel belang voor de orderverwerking en een goede klantenservice. Zijn medewerkers meer tijd kwijt aan het zoeken naar informatie over afgehandelde orders dan het verwerken van nieuwe orders? Of is het moment aangebroken dat de orders niet meer verwerkt kunnen worden op diezelfde dag? Dan is het tijd om een OMS te overwegen. U kunt dan bijvoorbeeld fraudechecks uitvoeren, zorgen dat alles op voorraad is, het genereren van inkoopvoorstellen en inkoopopdrachten aan een leverancier en nog veel meer – en dit alles gebeurt automatisch. Andere operationele pijnpunten die een OMS voor u kunnen oplossen zijn:
- Dat uw medewerkers moeten overwerken om de orders de deur uit te krijgen.
- Dat u pas halverwege de middag kunt starten met orderverwerking omdat u eerst handmatig alle orders moest doorlopen.
- Dat uw klantenservice team meer tijd besteedt aan het zoeken naar orderinformatie dan het helpen van klanten en zorgen voor extra verkoop.
4. Te veel voorraad verrassingen
Geen voorraad hebben, of nog erger, niet wetende dat je het artikel niet op voorraad hebt, kan leiden tot omzetverlies. Aan de andere kant, te veel inkopen van producten doet een aanslag op het werkkapitaal en verhoogt het risico van het verliezen van geld op onverkochte goederen. Een OMS kan volledig inzicht geven in de voorraden, de verkoopgeschiedenis, en het automatiseren van inkooporders aan leveranciers.
Bedrijven die een OMS inzetten, realiseren zich snel dat meer orders ook meer voorraadbeheer, orderverwerking en verzendingen met zich mee brengt. De handmatige processen beperkt hen in het opschalen van hun bedrijf en omzet. Een OMS helpt hen met de uitdaging van het vinden van de juiste balans tussen het minimaliseren van de operationele kosten en het maximaliseren van klantenservice en klanttevredenheid.
5. Stijgende personeelskosten
Werkt uw personeel meer dagen en meer uren, omdat uw omzet groeit? Vergelijk de kosten van een OMS ontworpen en geprijsd voor uw bedrijf versus extra personeel en tijd besteden aan handmatige processen. Een OMS is in veel gevallen vele malen goedkoper.
Als een van de bovenstaande situaties bekend voorkomt, dan is het tijd voor een OMS, meent Ypma. “Kijk naar schaalbare OMS oplossingen die eenvoudig een order routeren naar de juiste warehouse, backorders prioriteren, klanten automatisch inlichten over (status)wijzigingen en, belangrijker nog, tijdig de uitzonderingen binnen het orderproces melden. Het resultaat is een aanzienlijke verbetering van de workflow en efficiency, verminderde orderkosten, lagere voorraadkosten, en een afname in fulfilment fouten.”
Geef als eerste een reactie