Laden...

Negen tips om je administratie slim te verwerken

Reeleezee0418

Een e-commerce ondernemer zet de eerste stap naar zelfstandigheid door het online zetten van een eigen webshop. Belangrijkste stappen vanaf dat moment zijn het onder de aandacht brengen van de winkel, het in- en verkopen van producten uit het assortiment en het contact onderhouden met de klanten en aftersalesactiviteiten. Ook ben je als zelfstandige (zonder personeel) naast alle primaire taken verplicht de cijferbrij die ontstaat, bij te houden. In jargon noemen we dit ‘de administratie doen’. Geen onbelangrijke stap, want de Belastingdienst vraag vervolgens om de btw op te geven die met de in- en verkopen gepaard gaat. Het periodiek sluitend maken van wat er binnenkomt en wat eruit gaat is dan heel belangrijk.

De vervelende bijzaken worden gelukkig door handig online boekhouden van u overgenomen. Als het eenmaal tijd is voor de btw-aangifte, is het leeuwendeel van de boekhouding al gedaan – op de achtergrond, in de cloud. Zo heeft u meer tijd over voor de kern van uw zaak, de belangrijkste reden waarom u tenslotte ondernemer bent geworden.

Een zoektocht op het internet leert dat er veel aanbieders zijn op het gebied van elektronisch boekhouden. Ze verschillen in functionaliteiten en abonnementen lopen op van gratis tot best wel fors. Maar welk alternatief is het meest geschikt voor uw situatie als (startende) e-commerce ondernemer? En op welke kenmerken zult u een vergelijking moeten maken om tot de beste keuze te komen?

Hier volgt een korte uiteenzetting van de punten waarop u moet letten. Vraag uzelf het volgende af:

  1. Kan ik mijn voorraad koppelen aan de administratie?

Vrijwel alle boekhoudpakketten zijn te koppelen aan de grotere leveranciers van webshopssoftware. Denk bijvoorbeeld aan Magento of Prestashop of SaaS-oplossingen zoals Lightspeed eCom en Shopify. Vraag je bij de keuze voor een boekhoudabonnement dus af of er een zogenaamde ‘native’ koppeling is (gemaakt door de aanbieders zelf) of dat er een koppeling gebouwd moet worden door een koppelpartij, bijvoorbeeld Webwinkelfacturen. Vaak kan de voorraad bijgehouden worden in het boekhoudpakket maar is dat niet het geval en u wilt een keer offline verkopen op een markt of in een pop-upstore, dan moet u hiermee rekening houden en een tijdelijke oplossing bedenken om de mutaties bij te houden. De helpdesk van de online boekhoudsoftware helpt u verder op weg.

  1. Kan ik verkoopfacturen versturen naar afnemers?

Heeft u zakelijke klanten als afnemers? Dan ontkomt u niet aan het versturen van facturen. Misschien wil u wel eerst een concept voorleggen aan de klant –  en die definitief maken na de verrichtte levering van product of dienst. Op het moment van versturen maakt u de factuur op in een lay-out die volledig aan te passen is aan uw eigen huisstijl. Als de betalingstermijn verloopt, is het fijn als u de herinneringen aan de klant automatisch kan laten versturen.

  1. Kan ik bonnen handig scannen (met een app)?

Inkoopfactuur per post ontvangen? Of een lunchbonnetje invoeren? Pak uw telefoon en scan de bon direct met de app naar de boekhouding. Bewaar het papiertje alleen nog als back-up. Dankzij de geavanceerde scantool herkent de boekhouding het soort bon en stelt de kostenplaats alvast voor. Goedkeuren kan u dan meteen via de webapplicatie op uw mobiel doen. Zonder de app kan u ook simpel een foto maken van de inkoopfactuur (bijvoorbeeld van een nieuwe laptop) en met mailen naar de inbox van uw boekhoudprogramma.

  1. Kan ik zelf eenvoudig boekingen maken? (Zonder enige kennis van zaken?)

Een slim boekhoudprogramma geeft al aan hoe de boeking gedaan moet worden (bij factuur van uw telefoonprovider bijvoorbeeld). Alle boekhoudkundige kennis zit immers al in het programma. Wat de gebruiker alleen nog zal moeten doen, is het voorstel bevestigen door het met een druk op de knop te bewaren.

Log in op de website van het programma om de boekhouding te controleren. Functies zijn weergegeven in begrijpelijke taal. Zelf handmatig boeken hoeft niet vooraf te gaan door een studie administratiekunde. Maak zelf aanpassingen waar dat nodig is of vraag om hulp bij de leverancier of bij een boekhouder. Die kan ook hulp bieden bij het naleven van specifieke (boekhoudkundige) regels en advies geven over te bereiken belastingvoordelen. Maar iedere ondernemer zou in principe de btw-aangifte zelfstandig moeten kunnen indienen. Dat scheelt geld.

  1. Kan ik btw-aangifte doen?

Is de Paus Katholiek? Aangifte van btw kan met een druk op de knop. Door het consequent invoeren van geappte of gefotografeerde bonnetjes, kun je niets missen. De bonnen zijn geboekt en daarmee is de btw opgenomen in de lijst die klaar staat voor de aangifte. Wat u alleen nog hoeft te doen is eyeballenen op de knop te drukken. Gooi de schoenendoos met bonnen weg, die is voortaan niet meer nodig. De software slaat alles veilig op in de cloud en voldoet hierbij aan de zeven jaar bewaartermijn van de Belastingdienst.

  1. Is mijn bankrekening automatisch gekoppeld?

Vrijwel alle banken zijn te koppelen met het de boekhouding. Daarvoor heeft de software de achterdeur via een zogenaamde API altijd open staan. Alleen de grote banken (Rabobank, ABN-Amro Bank, ING Bank, Knab en Bunq) maken daar volledig gebruik van en werken handig twee kanten op. Zo zie je de inkomsten én de uitgaven in de boekhouding terug. En kun je ook betalingen klaarzetten. Bovendien koppelt het boekhoudpakket het bedrag dat via de bank binnen komt al aan het bedrag wat hoort bij de betreffende aanschaf (bijvoorbeeld die nieuwe laptop) of inkomst.

  1. Kan ik mijn boekhouder mee laten kijken?

Om een geschikte boekhouder in uw omgeving te vinden, kijkt u op de website van de aanbieder die is aangesloten als (gecertificeerde) partner. Deze boekhouders hebben een eigen login en kunnen dus met u meekijken en uw werk controleren. Boekhouders hebben de juiste kennis van de workflow van het boekhoudpakket. Met de boekhouder moet u afstemmen welk deel van de werkzaamheden door u zelf en door hen gedaan wordt. Afgezien van het bijhouden van uren en het versturen van verkoopfacturen, kunt u zo ver in de samenwerking gaan als zelf wilt. Dat loopt van het eenvoudig invoeren van bonnen en rekeningen tot het opmaken van een verlies- en winstrekening en misschien zelfs de jaarrekening.

  1. Is er een veiligheidskeurmerk; bijvoorbeeld Zeker-Online?

Een aantal leveranciers van boekhoudpakketten heeft zich verenigd in de stichting Zeker-Online waar de Belastingdienst ook onderdeel van uitmaakt. In dit samenwerkingsverband zijn er eisen opgesteld op het gebied van veiligheid en IT-inrichting, boekhoudkundige regels, uw privacy en de bewaarplicht. Deelnemers laten zich jaarlijks controleren op al deze onderwerpen.

Kiest u voor een van deze aangesloten partijen, dan bent u verzekerd van de veilige opslag van uw financiële data en krijgt u hulp in geval van calamiteiten. Gebruikers hebben altijd toegang tot de data voor ten minste een half jaar na een ernstige gebeurtenis zoals een faillissement van een leverancier.

  1. Kan ik groeien en groeit mijn boekhoudpakket mee?

Vaak begint u niet met het allerhoogste abonnement maar kunt u met een instapversie prima uit de voeten. Groeit het aantal klanten snel, dan is het wel zo handig als je kunt overstappen naar een ruimer abonnement met meer scans, bankboekingen en urenregistraties. Dat kan bij de meeste vaak vanaf het moment dat de situatie zich voordoet, zodat u gewoon door kunt werken. Het is ook handig als u in de zomermaanden bijvoorbeeld minder te doen heeft, dat er een terugweg is naar een lager abonnementstarief.

Mocht u personeel aannemen en van zzp’er doorgroeien naar een mkb-bedrijf, dan kunt u niet alleen naar een groter abonnementsmodel groeien maar ook extra functionaliteiten toevoegen, zoals het automatisch ophalen van bestanden uit aangesloten factuurportalen.

Heb ik nog wel een boekhouder nodig?
Dat ligt geheel aan uw eigen situatie, wat wilt u zelf doen aan de verwerking van de ‘papierwinkel’? Gebruik de functies van uw pakket daarom goed, ontwikkel met een boekhouder een goede werkwijze die u niet te veel tijd en moeite kost. Automatisering van online boekhouding ontzorgt een hoop maar kan u niet vertellen wat de laatste fiscale wetswijzingen voor gevolgen hebben voor uw situatie.

Vinden verkopen ook offline in een winkel of pop-up plaats?
Wil je een flagshipstore beginnen of een pop-up store openen? Dan is het lokaal gebruiken van een afreken- en pinsysteem onmisbaar. Cashr mobiele POS is een mooie oplossing die naadloos aansluit op zowel Reeleezee online boekhouden als op vele webshops van uw keuze. Bovendien is het aansluiten van pinoplossing Worldline eenvoudig en wordt de voorraad vanuit verschillende kanalen, op een centrale plek gemuteerd.

Kijk voor een boekhoudpakket dat beantwoordt aan de bovenstaande tips eens op: www.reeleezee.nl

  • DELEN